شاید بعضی اوقات در روز، زمانتان را هدر می‌دهید. بسیاری از این موارد اجتناب‌ناپذیر هستند، مانند رفت‌و‌آمدهای صبح یا رفتن به اداره‌ی پست در وقتِ ناهار، که شلوغ‌ترین زمانِ روز است. به برنامه ریزی‌تان نگاهی بیندازید و زمان‌هایی که در آنها وقت‌تان به هدر می‌رود را بیابید. با برنامه ریزی می توانید این زمان‌های تلف‌شده را تا حد ممکن کاهش دهید. با ما همراه باشید تا اطلاعات بیشتری درباره ی برنامه ریزی بدست آورید.
برای مطالعه بیشتر: هیپنوتراپی به چه روش درمانی گفته می‌شود؟
چرا برنامه ریزی کنیم؟
برنامه‌ریزی در هر سازمانی برای تحقق اهداف زیر است:
- اطمینان‌نداشتن را کاهش می‌دهد. آینده بدون قطعیت است. برنامه‌ریزی ممکن است بی‌اطمینانی را به یقین تبدیل کند. این امر با برنامه‌ریزی، که برای کاهش بی‌اطمینانی لازم است، تا حدی امکان‌پذیر است.
- برنامه‌ریزی همکاری و هماهنگی را به ارمغان می‌آورد. می‌تواند بین بخش‌های مختلف سازمان، همکاری و هماهنگی ایجاد کند. با برنامه‌ریزی می‌توان از رقابت و درگیری میان بخش‌ها جلوگیری کرد؛ علاوه بر این، از تکرار کار جلوگیری می‌کند.
- برنامه‌ریزی باعث صرفه اقتصادی در کار می‌شود. برنامه‌ریزی از میان گزینه‌های مختلف موجود، بهترین‌ها را انتخاب می‌کند. این امر باعث می‌شود که از منابع به بهترین شکل ممکن استفاده شود، همچنین اهداف سازمان به‌راحتی تحقق می‌یابد.
- با برنامه‌ریزی می‌توان حوادث غیرمترقبه را پیش‌بینی کرد. برخی از وقایع پیش‌بینی‌شدنی نیست؛ از این رویدادها به‌عنوان موارد «غیرمترقبه» یاد می‌شود. ممکن است این وقایع بر عملکرد کلی شرکت تأثیر بگذارد. برنامه‌ریزی برای چنین شرایطی و مقابله با آنها موفقیت‌آمیز است.
- با برنامه‌ریزی به اهداف ازپیش‌‌تعیین‌شده می‌رسید. فعالیت‌های برنامه‌ریزی برای دستیابی به اهداف اقتصادی است. دستیابی به‌موقع به اهداف فقط از طریق برنامه‌ریزی مؤثر امکان‌پذیر است.
- با برنامه‌ریزی رقابت کاهش می‌یابد. وجود رقابت شرکت را قادر می‌سازد تا فرصتی برای رشد به دست آورد؛ در عین حال، باید از رقابت سخت پرهیز شود. می‌توان از طریق برنامه‌ریزی رقابت را کاهش داد.
شاید این مطلب هم برایتان جالب باشد: از تکنیک شش کلاه تفکر چه می‌دانید؟
نکات مهم در انجام برنامه ریزی
نوشتن برنامه ریزی نیازمند رعایت نکاتی است.
پیشنهاد می شود برای یک برنامه ریزی درست به نکات زیر حتما دقت کنید.
1. هدف‌گذاری (مهمترین گام برنامه ریزی)
بدون هدف گذاری برنامه هیچ معنایی ندارد. در حقیقت برنامه ریزی های ما برای رسیدن به اهداف مان است. بنابراین اگر هدفی وجود نداشته باشد برنامه‌ای هم وجود نخواهد داشت. پس نوشتن اهداف خودتان را شروع کنید.
2. چک لیست (لیست کارهای روزانه)
برای داشتن یک برنامه ریزی اصولی و مناسب باید برای خودتان یک چک لیست تهیه کنید، این چک لیست می تواند یک دفتر یا دفترچه باشد یا اپلیکیشن‌هایی مثل to do, any do یا google do باشند. من خودم از to do استفاده میکنم(البته دفتر برنامه‌ریزی هم دارم) شما از هر نوع چک لیستی که دوست داشتید می‌توانید استفاده کنید در ادامه به شما یاد می‌دهم که چطور کارهای تان را اولویت بندی کنید؛ فقط این نکته یادتان باشد که: «بنویسید تا اتفاق بیفتد»
3. اولویت بندی
یکی دیگر از مهمترین اصول برنامه ریزی اولویت بندی است. اولویت بندی باعث می شود که شما بهترین استفاده را از زمانتان ببرید چرا که باعث می‌شود کارهای تان را بشناسید و مشخص کنید که چه کارهایی مهمتر از بقیه هستند تا اول از همه زمانتان را به آنها اختصاص دهید.
برای اولویت بندی هم می‌توانید از دو روش استفاده کنید. روش اول قانون ۸۰/۲۰ است و راه دوم ماتریس آیزنهاور می باشد.
درباره‌ی خواص اسفناج چه می‌دانید؟
قانون 80/20 در اولویت بندی
قانون 80/20 به ما می‌گوید که 80 درصد نتایج ما حاصل 20 درصد کارهای ماست. به بیانی 20 درصد از کارهای ما از اهمیت بالاتری برخوردارند و نتایج بیشتری هم برایمان به دنبال دارند؛ کاری که ما باید انجام دهیم این است که که آن کارهای 20 درصدی‌مان را پیدا کنیم و توجه ویژه‌ای به آنها داشته باشیم. این قانون در جاهای بسیاری کاربرد دارد برای مثال یک شرکتی بیشترین سودش در چند محصول خلاصه می‌شود، یعنی بخش اعظم سودش که 80 درصد باشد، از 20 درصد محصولات یا خدمات تامین می‌شود.
این روش هم یکی از مهمترین روش‌ها برای برنامه ریزی است. توصیه میکنم حتما آن را در برنامه‌تان به کار ببرید.
ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی
طبق این ماتریس که توسط یکی از رئیس جمهور های سابق آمریکا به اسم دوایت آیزنهاور طراحی شده است، کارها به چهار دسته تقسیم می شود این چهار دسته به شرح زیر اند:
- مهم و فوری: کارهایی که بسیار مهم هستند و باید خیلی سریع انجام شوند، برای مثال فرض کنید که فردا امتحان ریاضی دارید، این یک کار مهم و فوری است و اینگونه کارها رتبه اول را به خود اختصاص می‌دهند. اما در ادامه به شما نکاتی رو می‌گویم تا از داشتن چنین کارهایی دور بمانید. اما چرا؟!
- مهم و غیرفوری: کارهایی که مهم هستند ولی در زمان حال اولویت ندارند.
- غیر مهم و فوری: کارهایی که مهم نیستند ولی باید همین حالا انجام شوند.
- غیر مهم و غیرفوری: تکلیف این دسته از کارها مشخص است یعنی کارهای پوچ، کارهایی که نباید سراغشان بروی.
بیشتر بخوانید، بیشتر بدانید: راهکارهایی برای یک ازدواج موفق
روش تشخیص میزان اهمیت کارها
کارهای مهم اغلب مربوط به اهدافمان هستند. کارهایی که انجام آنها باعث نزدیک شدن ما به اهدافمان می‌شوند و انجام نشدن آنها باعث بروز مشکلاتی می‌شود که ما را از رسیدن به اهدافمان باز می‌دارد. از طرفی چون ارزش‌ها و اهداف شخصی‌اند نمی‌توان مشخص کرد که چه کارهایی مهم‌اند و چه کارهایی نه، ممکن است کاری که از نظر من مهم به شمار می‌آید از دید شما چندان هم مهم نباشد.
موارد زیر نمونه‌هایی هستند که می‌توانند برای برخی افراد از جمله من، بسیار مهم باشند:
ورزش کردن روزانه در جهت حفظ سلامتی، آموزش دیدن و مطالعه روزانه، یادگیری یک مهارت و…
اما اکنون باید ببینیم که این کارها تا چه حد نیازمند توجه ما در این لحظه یا ساعت‌های پیش روست؟ آیا اگر این کار را در زمان حال انجام ندهیم دچار مشکل می‌شویم؟ تبعات آن چه خواهد بود؟ آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را از دست خواهم داد؟ آیا زمان کاملا مشخصی برای این کار وجود دارد که به آن نزدیک شده‌ام؟
نمونه‌های زیر ممکن است مصداقی از کارهای فوری باشند:
پاسخ دادن به تلفن همراه، حضور در کلاس آنلاین و…
حتما در برنامه‌تان از این روش استفاده کنید و این نکته را هم در نظر بگیرید که انسان‌های موفق حدالامکان کارهای مهم و غیرفوری را انجام می‌دهند به این دلیل که وقتی کارهای مهم و غیرفوری را انجام می‌دهند دیگر کار مهم و فوری زیادی برایشان باقی نمی‌ماند و می‌توانند بدون استرس و دغدغه به برنامه‌شان عمل می‌کنند، توصیه میکنم شما هم این روش را پیش بگیرید.
این محتوای مفید را هم دنبال کنید: راهکارهایی برای تربیت یک کودک شجاع
سخن پایانی
در این نوشته با دلیل انجام برنامه ریزی و نکات مهم آن آشنا شدیم. افراد با انجام کارهایی که به آنها علاقه‌مندند، انرژی بیشتری به دست می‌آورند و چون کارهایی که در برنامه‌شان بوده را انجام داده‌اند، اعتماد‌به‌نفس لازم را هم به دست می‌آورند. این انرژی بالا و احساس رضایت باعث می‌شود که کارهای سخت بعدی، قابل تحمل تر باشد. پس مدیریت انرژی بسیار مهمتر از مدیریت زمان است. امید است این مطلب برایتان مفید بوده باشد. شما هم نظرات و تجربیات خود را در کامنت با ما به اشتراک بگذارید.